· Magdalena Wachowicz · Biznes
Outsourcing IT vs. wewnętrzny dział IT – co bardziej opłaca się Twojej firmie?
Współczesne przedsiębiorstwa, niezależnie od skali, opierają swoją działalność na niezawodnej i efektywnej infrastrukturze informatycznej. Podjęcie decyzji o jej zarządzaniu – czy za pomocą wewnętrznego działu IT, czy też powierzenie jej zewnętrznej firmie – to strategiczny dylemat. Wybór ten wykracza poza kwestie czysto techniczne i dotyka sedna zarządzania kosztami, elastyczności operacyjnej, poziomu bezpieczeństwa i ostatecznego kierunku rozwoju firmy. Ten artykuł przekona Cię, że outsourcing IT to elastyczne i strategiczne rozwiązanie, które pozwala skupić się na tym, co najważniejsze – rozwijaniu Twojego biznesu.
Outsourcing IT czy dział wewnętrzny? Porównanie dla firm z Lublina, Rzeszowa, Kielc i Radomia
Rola i obowiązki informatyka wewnętrznego
Stanowisko informatyka wewnętrznego, często określanego jako „Specjalista ds. Informatyki”, ma na celu samodzielne lub w ramach małego zespołu utrzymanie bezawaryjnego działania i rozwój całej infrastruktury teleinformatycznej firmy. Zakres jego odpowiedzialności jest niezwykle szeroki i obejmuje zarówno zadania rutynowe, jak i strategiczne. Do podstawowych obowiązków należy usuwanie usterek sprzętu i oprogramowania, wdrażanie nowych programów, obsługa oraz zabezpieczenie sieci komputerowej, a także administrowanie specjalistycznymi systemami. Informatyk wewnętrzny jest również odpowiedzialny za analizę potrzeb, planowanie przyszłych wdrożeń oraz prowadzenie szkoleń dla pracowników.
Niezaprzeczalne zalety modelu In-house
Posiadanie własnego zespołu IT oferuje szereg korzyści, które są trudne do replikacji w modelu outsourcingowym. Jedną z najważniejszych jest pełna kontrola nad codziennymi operacjami, priorytetami i komunikacją. Zespół wewnętrzny jest głęboko osadzony w kulturze firmy i jej misji, co sprzyja lepszemu zrozumieniu celów biznesowych i pozwala na projektowanie rozwiązań, które są doskonale dopasowane do unikalnych potrzeb organizacji.
Kolejnym kluczowym argumentem jest wysoki poziom bezpieczeństwa danych. Firmy przetwarzające wrażliwe lub zastrzeżone informacje (np. z branży finansowej, medycznej) często priorytetowo traktują model in-house, ponieważ zapewnia on bezpośrednią kontrolę nad danymi. Dodatkowo, model ten jest szczególnie korzystny dla firm rozwijających własne, zastrzeżone technologie, takie jak platformy SaaS czy unikalne algorytmy. W tym przypadku, prawa majątkowe do programu komputerowego stworzonego przez pracownika przysługują pracodawcy, co zapewnia pełną kontrolę nad innowacjami.
Wyzwania i ograniczenia modelu In-house
Mimo wielu zalet, model in-house jest obarczony poważnymi wyzwaniami. Jedną z głównych trudności jest brak wszechstronnej specjalizacji. Jedna osoba lub mały zespół w firmie często pełni rolę „złotej rączki”, ale nie może być ekspertem we wszystkich, coraz bardziej zróżnicowanych dziedzinach IT, takich jak cyberbezpieczeństwo, chmura obliczeniowa czy analiza danych. Taka sytuacja prowadzi do ryzyka technologicznego zacofania i gorszej ochrony przed nowoczesnymi zagrożeniami.
Kolejnym istotnym problemem jest ryzyko związane z absencją i utratą wiedzy. Nagłe odejście pracownika, który był jedynym lub głównym specjalistą w firmie, może prowadzić do utraty kluczowej wiedzy i spowodować poważne luki w ciągłości działania. Problem ten jest potęgowany, gdy dokumentacja systemów jest niewystarczająca, a „cała wiedza jest przechowywana wyłącznie w głowie informatyka”. Dodatkowo, praca w „bańce” jednej firmy może prowadzić do stagnacji wiedzy, wypalenia zawodowego i braku czasu na myślenie strategiczne.
Ile kosztuje dział IT w firmie? Porównanie kosztów outsourcingu i pracownika na etacie
Aby dokonać rzetelnego porównania kosztów, nie wystarczy zestawić ze sobą miesięcznej pensji informatyka z abonamentem firmy outsourcingowej. Należy zastosować metodologię Total Cost of Ownership (TCO), która uwzględnia całkowity koszt posiadania danego zasobu lub usługi w całym cyklu życia. TCO obejmuje nie tylko jawne wydatki, ale również koszty ukryte, bezpośrednie i pośrednie. W przypadku IT, taka analiza ujawnia pełen obraz wydatków, który często różni się od początkowych, pozornych szacunków.
Analiza TCO dla modelu in-house ujawnia, że pensja pracownika to jedynie wierzchołek góry lodowej. Do jawnych kosztów, poza samym wynagrodzeniem, należy doliczyć dodatkowe świadczenia (ubezpieczenie, podatki, premie), które mogą stanowić 20–30% wynagrodzenia podstawowego. Niezbędne są również wysokie koszty rekrutacji i wdrożenia. Jednak najbardziej znaczące są koszty ukryte, często pomijane w budżetowaniu. Należą do nich wydatki na infrastrukturę (laptopy, licencje, przestrzeń biurowa, energia), które mogą wynieść 5000 do 15 000 zł rocznie na pracownika. Dochodzi do tego koszt szkoleń i utrzymania wiedzy na bieżąco, co jest niezbędne, aby kompetencje zespołu nie uległy stagnacji. Wreszcie, należy uwzględnić koszty ryzyka, takie jak utrata produktywności z powodu nieobecności pracownika czy koszt zastąpienia osoby, która odeszła z firmy, a także koszty zarządzania, czyli czas menedżerów poświęcony na nadzór.
Outsourcing, w przeciwieństwie do modelu in-house, oferuje zmienną strukturę kosztów, w której firma płaci za usługi w miarę ich zapotrzebowania. To podejście eliminuje wiele stałych kosztów, takich jak rekrutacja, świadczenia pracownicze czy utrzymanie biura, co w efekcie zmniejsza obciążenie finansowe, zwłaszcza dla firm o zmiennych lub krótkoterminowych potrzebach.
Outsourcing IT: Elastyczność, bezpieczeństwo i dostęp do eksperckiej wiedzy
Outsourcing IT to elastyczny model współpracy, który przekształca stałe koszty zatrudnienia w koszty zmienne. Firma płaci tylko za faktycznie wykorzystane zasoby i usługi, co jest szczególnie korzystne dla małych i średnich przedsiębiorstw.
Kluczowe korzyści outsourcingu IT:
-
Natychmiastowy dostęp do specjalistycznej wiedzy: Zamiast inwestować w drogie szkolenia dla wewnętrznego zespołu, firma zyskuje dostęp do zespołu ekspertów z różnych dziedzin. To nie jeden człowiek, ale cały zespół specjalistów, którzy są gotowi do działania w każdej chwili.
-
Bezpieczeństwo i niezawodność: Profesjonalne firmy outsourcingowe oferują wysoki poziom bezpieczeństwa, ciągłość działania oraz systemy monitorowania i wsparcia w trybie 24/7.
-
Skalowalność i elastyczność: Outsourcing pozwala na szybkie dostosowanie zasobów IT do zmieniających się potrzeb firmy. Potrzebujesz nagłego wsparcia przy nowym projekcie? Zewnętrzny partner może zwiększyć zasoby natychmiast, bez konieczności długotrwałej rekrutacji.
-
Skupienie na głównym biznesie: Delegowanie zadań IT pozwala firmie na skupienie się na swojej kluczowej działalności, co przekłada się na zwiększenie konkurencyjności i szybszy rozwój.
Modele współpracy i zakres usług
-
Outsourcing IT to nie jednolita usługa, a szeroka gama elastycznych modeli współpracy, dostosowanych do konkretnych potrzeb firmy. Do najczęściej spotykanych form należą:
-
Pełny outsourcing: Całkowite przekazanie zarządzania infrastrukturą i wszystkimi usługami IT podmiotowi zewnętrznemu.
-
Outsourcing selektywny: Zlecanie jedynie wybranych obszarów, np. helpdesku, tworzenia kopii zapasowych lub cyberbezpieczeństwa.
-
Body leasing / Staff Augmentation: Wynajmowanie pojedynczych specjalistów lub całych zespołów IT na potrzeby realizacji określonych projektów.
Outsourcing IT czy dział wewnętrzny? Co wybrać dla swojej firmy – rekomendacje SparkSome
Kiedy wybrać outsourcing IT, a kiedy własny dział IT?
Wybór między modelem in-house a outsourcingiem nie ma jednej, uniwersalnej odpowiedzi. Decyzja powinna być wynikiem dogłębnej analizy, uwzględniającej specyfikę działalności, budżet i strategiczne priorytety firmy.
Model in-house jest uzasadniony, gdy:
-
Firma przetwarza duże ilości danych wrażliwych (np. branża finansowa, medyczna) i priorytetem jest maksymalna kontrola nad bezpieczeństwem.
-
Firma tworzy własną, zastrzeżoną technologię, np. autorską platformę SaaS, a ochrona własności intelektualnej jest kluczowa dla przewagi konkurencyjnej.
-
Potrzeby IT firmy są stałe i przewidywalne, a bliska, codzienna współpraca zespołu IT z innymi działami jest kluczowa dla bieżących operacji i innowacji.
Outsourcing jest optymalnym rozwiązaniem, gdy:
-
Firma jest małym lub średnim przedsiębiorstwem, a koszty utrzymania wewnętrznego specjalisty byłyby niewspółmiernie wysokie w stosunku do faktycznych potrzeb.
-
Firma potrzebuje elastyczności i skalowalności, np. w okresach intensywnych wdrożeń lub dynamicznego rozwoju.
-
Wymagany jest dostęp do szerokiego spektrum eksperckiej wiedzy, która byłaby niemożliwa lub zbyt kosztowna do utrzymania w jednym zespole wewnętrznym.
-
Firma pragnie skupić się na swojej kluczowej działalności, delegując odpowiedzialność za kwestie techniczne na zaufanego partnera.
Model hybrydowy: optymalna synergia
Dla wielu przedsiębiorstw, najbardziej efektywnym i zbalansowanym rozwiązaniem jest model hybrydowy. Polega on na połączeniu wewnętrznego zespołu (lub jednego specjalisty) odpowiedzialnego za stałe, codzienne operacje, z firmą outsourcingową, która zapewnia wsparcie w przypadku specjalistycznych projektów lub w okresach zwiększonego zapotrzebowania. Takie podejście pozwala na utrzymanie bezpośredniej kontroli nad kluczowymi procesami i danymi, jednocześnie zapewniając elastyczność i dostęp do szerokiej, niszowej ekspertyzy bez ponoszenia wysokich kosztów stałych.
SparkSome – outsourcing IT dla firm z Lublina, Rzeszowa, Kielc i całej Polski
W SparkSome wiemy, że wybór partnera to kluczowa decyzja. Dlatego oferujemy kompleksową obsługę IT, która zapewni Twojej firmie pełne wsparcie technologiczne, pozwalając na optymalizację kosztów i wzrost. Działamy na terenie całej Polski, ale szczególny nacisk kładziemy na rozwój w województwach lubelskim, podkarpackim i świętokrzyskim. Jesteśmy blisko Twojego biznesu w takich miastach jak Lublin, Rzeszów, Kielce i Radom, oferując profesjonalne usługi skrojone pod lokalny rynek.
W naszej ofercie, poza kompleksową obsługą IT, znajduje się:
-
SparkSome Helpdesk – szybka i profesjonalna pomoc dla Twoich pracowników, aby zapewnić ciągłość pracy.
-
SparkSome Cyberbezpieczeństwo – ochrona danych i infrastruktury przed nowoczesnymi zagrożeniami.
-
SparkSome Audyt IT – precyzyjna analiza infrastruktury i procesów w celu zidentyfikowania obszarów do poprawy.
Dzięki nam zyskasz niezawodnego partnera, który pomoże Ci wykorzystać potencjał outsourcingu IT Lublin, outsourcingu IT Rzeszów, outsourcingu IT Kielce czy outsourcingu IT Radom, niezależnie od tego, gdzie prowadzisz biznes.
Ryzyka IT w modelu in-house i outsourcing – oraz strategie ich ograniczania
Mimo licznych korzyści, outsourcing IT wiąże się z pewnymi ryzykami. Jednym z głównych zagrożeń jest częściowa utrata kontroli nad systemami informatycznymi oraz ryzyko wycieku danych wrażliwych. Aby zminimalizować te ryzyka, kluczowe jest zawarcie precyzyjnych umów, które chronią interesy firmy. Należą do nich:
-
Umowa SLA (Service Level Agreement): Gwarantuje jakość i dostępność usług, precyzując m.in. czas reakcji i naprawy w przypadku awarii.
-
Umowa NDA (Non-Disclosure Agreement): Jest kluczowym dokumentem chroniącym informacje poufne. Musi precyzyjnie definiować, co jest informacją poufną, ustalać należyte standardy jej ochrony oraz przewidywać sankcje za naruszenie zakazu.
-
Audyty bezpieczeństwa: Regularne audyty, testy bezpieczeństwa i monitorowanie dostępu do danych pozwalają na weryfikację, czy procedury bezpieczeństwa działają i są zgodne ze standardami, co jest kluczowe dla ochrony danych.
Outsourcing IT czy dział wewnętrzny? Kluczowe wnioski i decyzje
Analiza kosztów udowadnia, że pozorne oszczędności związane z zatrudnieniem wewnętrznym są często iluzoryczne, gdy uwzględni się pełen koszt posiadania, w tym koszty rekrutacji, sprzętu, szkoleń i ryzyka operacyjnego. Z drugiej strony, model outsourcingu oferuje niezrównaną elastyczność, efektywność kosztową oraz dostęp do szerokiej, specjalistycznej wiedzy.
Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak SparkSome może stać się Twoim strategicznym partnerem w obsłudze IT i pomóc Ci w rozwijaniu biznesu, skontaktuj się z nami już dziś!